03
Zwölf Stunden Bürokratie pro Woche — beim Chef
Lebensmittelproduktion, 70 Mitarbeiter
Kapitel 01
Das Problem
Der Inhaber verbringt rund zwölf Stunden pro Woche mit Dokumentation, Nachweisen und Behördenkommunikation. Zeit, die für Führung und Vertrieb fehlt.
Kapitel 02
Die Ursachen
- Nachweise wurden mehrfach an unterschiedlichen Stellen gepflegt
- Alles lief über eine Person, keine Vertretung eingearbeitet
- Papierprozesse zwischen Produktion, Labor und Büro
Kapitel 03
Erfahrungen anderer Unternehmer
„Wir haben eine Woche lang jede Aufgabe mitgeschrieben. Erst danach wussten wir, wo die Zeit hingeht.“
„Der größte Hebel war nicht Software, sondern das Abschaffen doppelter Listen.“
Kapitel 04
Lösungsansätze
- ✓Eine Woche Zeitprotokoll, dann jede Aufgabe bewerten: streichen, delegieren, digitalisieren
- ✓Dokumentationspflichten an eine geschulte Mitarbeiterin übertragen
- ✓Erfassung direkt in der Produktion per Tablet statt Papier
- ✓Feste Behördenzeit: ein Halbtag pro Woche, sonst nichts
Kapitel 05
Die Umsetzung
Woche 1
Zeitprotokoll aller Verwaltungsaufgaben geführt.
Woche 2
Elf von 34 Aufgaben ersatzlos gestrichen, sieben delegiert.
Monat 2
Digitale Erfassung in der Produktion eingeführt, Personal geschult.
Monat 3
Fester Verwaltungs-Halbtag im Kalender verankert.
Kapitel 06
Das Ergebnis
Der Inhaber wendet noch drei Stunden pro Woche für Verwaltung auf. Audits laufen ohne Sonderschichten, weil Nachweise laufend statt rückwirkend entstehen.
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